English version  

2. Koude Contacten/bedrijven benaderen voor een specifiek doel

Ik kwam onderstaand artikel tegen op het internet.  Het laat zien hoe een kleine liefdadigheidsorganisatie toch succesvol kan zijn in het werven van Sponsorgeld van bedrijven.  Mijns inziens is het perfect.  Print het, lees het en gebruik het als basis van je plan voor het benaderen van bedrijven.

Bedrijven zijn altijd op zoek naar manieren om hun naamsbekendheid te vergroten  zodat ze meer producten kunnen verkopen.  Tegelijkertijd vind de consument het steeds belangrijker dat hun uitgaven een positief neveneffect hebben.

De consument vind het steeds belangrijker dat bedrijven een positief verschil uitmaken in de wereld.  Door jullie te steunen, kunnen ze dat laten zien.

Het sponsorschap is een samenwerking tussen de liefdadigheidsorgansatie en het bedrijf.  De liefdadigheidsorganisatie ontvangt hulp en het bedrijf krijgt naamsbekendheid en relatief goedkope marketing.

De medewerkers krijgen een goed gevoel over wat hun bedrijf namens hen doet. Hoe meer voordelen de samenwerking met jouw organsatie aan het bedrijf oplevert, des te succesvoller zul je zijn met het binnenhalen van sponsorgeld.

Hoe kan een kleine liefdadigheidsorganisatie toch succesvol zijn in het werven van Sponsorgeld voor een evenement?

Grote nationale liefdadigheidsinstellingen hebben personeel dat werkt aan doel-georiënteerde marketing, of ze kunnen eventueel adviseurs inhuren die gespecialiseerd zijn in sponsoring-programma’s.  Maar wanhoop niet als jouw organisatie klein en lokaal is, en de medewerkers meestal vrijwilligers zijn.  Ook jij kunt sponsors werven.  Begin met bekenden, breidt dan verder uit naar de bedrijven in jouw direkte omgeving en pak daarna  de bedrijven die je nog niet persoonlijk kent, in alsmaar groter wordende cirkel.

Veel organisaties richten zich alleen op de hoofdkantoren van grote bedrijven zoals Phillips of Hema enz, wanneer zij op zoek zijn naar bedrijfssponsoring.  Het is dan ook geen wonder dat ze in een vroeg stadium ontmoedigd worden en vinden dat het verkrijgen van bedrijfssponsoring een verloren zaak is.

Je hebt al op papier gezet welke kosten je wilt dekken.  Ontwikkel een budget voor je evenement. Hoeveel gaat de zaal kosten? Promotionele activiteiten?  Lampen, microfoons, entertainment, cadeautjes zoals t-shirts? Drukkosten, catering?

Wat zal het evenement aan inkomsten opbrengen? Ga je toegangsgeld per persoon vragen? Is er in het budget al geld aan het evenement toegewezen?  Hebben sommige donors al ondersteuning toegezegd?  Hoe veel bedrijfssponsors van het vorige jaar hebben zich nu ook weer verbonden? Hoeveel van de inkomsten dienen om het evenement te ondersteunen en hoeveel gaat er naar het goede doel?

Als je er eenmaal achter bent gekomen hoeveel geld je nog moet inzamelen voor het evenement, dan kan je ook de sponsorniveaus vastleggen voor de bedrijven die je gaat benaderen.  Hoeveel sponsors moet je op elk niveau hebben om je doel te bereiken?

Leg een aantal  niveaus vast.  Een laag niveau om de kleine bedrijven aan te trekken, een medium sponsoring voor wat grotere bedrijven, en misschien een grote sponsoring voor een leidend bedrijf.

De sponsorschappen moeten een piramide vormen, met een aantal kleine op de bodem, en steeds minder tot bij de top. Plan liever  veel kleine sponsorschappen, zodat de hele zaak niet instort als je uiteindelijk geen grote sponsor te pakken krijgt.

Vergeet niet om een lijst van geschenken in natura samen te stellen.  Deze vormen een goed alternatief als een bedrijf liever geen contant geld geeft. Een restaurantketen kan misschien de locatie ter beschikking stellen, terwijl de lokale houthandel materialen voor het podium en decor kan leveren.

Ken aan elk sponsorniveau ook een lijst toe waarin je beschrijft hoe je de sponsor gaat promoten vóór en tijdens het evenement. Dat kunnen logo’s in de programmabrochure zijn, reklameborden, een tafel voor het bedrijf, persberichten die de sponsoring aankondigen, de mogelijkheid voor deelnemers om producten van de sponsor te proeven of stalen te ontvangen.

Laat ruimte open om flexibel te kunnen zijn. Elke potentiële sponsor kan haar eigen marketingbehoeften hebben, of wil zowel wat geld als een bijdrage in natura geven.

Bereid een publiek/sponsor Matching Matrix voor

Bedenk voordat je een bedrijf vraagt om je evenement te sponsoren, wat voor soort mensen je evenement zal bereiken. Maak een gedetailleerde lijst. Bereik je gezinnen? Jonge kinderen? Jonge moeders, gepensioneerden, mensen met een hoog inkomen, grootouders, kinderen van middelbare schoolleeftijd, senioren?  Denk in de meest ruime zin over de mensen die je evenement zal bezoeken.

Bijvoorbeeld:  de kern van je evenement kan een zomertheaterfestival voor kinderen tussen 6-12 zijn, maar denk ook aan alle volwassenen die er met hun kinderen zullen zijn, en grootouders die hun kleinkinderen bij de uitvoeringen willen zien enz.

Zodra je een volledige lijst van de te verwachten soort bezoekers hebt samengesteld, maak je ook een lijst op van bedrijven die in deze bezoekers geïnteresseerd zijn.  Dus zeker elk bedrijf dat verkoopt, of diensten levert aan gezinnen.   Restaurants die zich in hoofdzaak op families richten, of specifiek kindvriendelijk zijn. Kinderkleding- en- schoenenwinkels, fast food restaurants en uitgaansgelegenheden, zoals bioscopen. Winkels die ‘terug naar school’ acties hebben, speelgoedwinkels, privé-scholen en alle soorten warenhuizen.

Denk aan alle dienstverlenende bedrijven die geïnteresseerd zijn in families, zoals autoverzekeringen, kantoren die werknemers met kinderen hebben, en bedrijven die misschien op zoek zijn naar mogelijkheden tot vrijwilligerswerk voor hun werknemers. De publiek/sponsor matrix zal je helpen om specifieke bedrijven te identificeren die eventueel interesse hebben in het sponsoren van je evenement.  Ook zal dit een basis bieden voor je verkoopgesprek met deze bedrijven.

Bellen, Mailen of Bezoeken?

Sommigen liefdadigheidsinstellingen denken dat ze alleen maar een brief hoeven te schrijven,  over hun evenement en de sponsormogelijkheden. Ze sturen deze naar alle bedrijven in hun omgeving, en verwachten dat de sponsoring op magische wijze, zomaar binnen zal rollen.

Helaas werkt het niet op die manier. Bedenk dat elk bedrijf elke dag een grote stapel post ontvangt. Waarom zouden ze aandacht besteden aan een brief van een kleine lokale non-profit organisatie die om hulp vraagt? Als je een brief stuurt,  moet het specifiek aan een bepaalde contactpersoon gericht zijn en opgevolgd worden door een telefoontje of een andere vorm van persoonlijk contact.

Wees vooral niet bang voor cold calling. (dit betekent contact opnemen met een voor jou onbekend bedrijf of persoon).  Volgens IEG, een bedrijf dat organisaties en sponsors helpt elkaar te vinden, komen 55% van de sponsorgelden van cold calling.

Gebruik de telefoon, persoonlijke bezoeken, brieven en e-mail naar gelang de omstandigheden. Eén contactmethode alleen zal niet werken … gebruik een geïntegreerde aanpak, en wees vooral systematisch en vasthoudend.

Kleine liefdadigheids- en andere non-profitorganisaties kunnen bedrijfssponsoring krijgen voor hun evenementen als ze maar goed georganiseerd en vasthoudend zijn. Hier zijn meer tips voor het vinden van sponsors:

Gebruik je persoonlijke kennissenkring om de beste leads naar potentiële sponsors te vinden

Vraag je vrijwilligers (vooral de bestuurders) of ze een goed contact met een lokaal bedrijf hebben. Vraag of ze dat bedrijf  persoonlijk willen contacteren om hun ondersteuning te vragen of op zijn minst voor een introductie te zorgen naar de beslissingmaker in dat bedrijf . Als er een ontmoeting komt, is het leuker en doeltreffender als je ook bij die meeting aanwezig kunt zijn.  En volg al deze leads goed op. Als een vrijwilliger bijvoorbeeld vertelt dat hij of zij  een werkgever of een familielid heeft, die eigenaar is van een lokaal bedrijf, maak er een notitie van en volg het daarna op. Heeft die vrijwilliger dat contact gelegd? Wat is het resultaat? Hoe kan je helpen of het verder opvolgen?

Begin bij jou in de buurt

Loop rond in de directe omgeving waar je gevestigd bent en waar je van plan bent om het evenement te houden. Noteer de namen van alle bedrijven, zoek hun contactgegevens op, en bel hen dan op over je evenement. Maak een afspraak om persoonlijk met hen te gaan praten.

Bij elke meeting moet je zorgen voor een goede marketing pitch, gespitst op dat bedrijf.  Leg uit wie er op het evenement aanwezig zullen zijn, hoe je hun sponsoring zult adverteren, en geef hen een overzicht van de sponsorniveaus waaruit ze kunnen kiezen. Kom je niet tot een toezegging op dat moment, laat dan voorbereid materiaal achter, samen met je visitekaartje. Stuur ze ook onmiddellijk daarna een bedankbrief, vergezeld van nog een visitekaartje en een kopie van de mogelijkheden tot sponsoring. En volg dit één of twee weken later op met een telefoontje.  Blijf dit doen totdat je denkt dat er echt geen kans meer is op sponsoring door dat bedrijf.

Ga nu verder weg zoeken

Maak een lijst van alle middelgrote en grote bedrijven in je regio. Denk aan grote werkgevers, supermarktketens en winkels die deel uitmaken van een groter concern. Bel die bedrijven op en vraag wie er de marketing doet, verantwoordelijk is voor charitatieve bijdragen of sponsoring, en de beste manier om hierover contact op te nemen. Vraag naar eventuele richtlijnen die het bedrijf hanteert voor het geven van charitatieve hulp. Sommige grotere bedrijven willen bijvoorbeeld alleen werken met geregistreerde non-profitorganisaties. Neem dan contact op met de juiste persoon of afdeling en op de manier die zij verkiezen.

Het hoofdkantoor wil misschien een formeel voorstel per brief ontvangen, of ze willen dat je hiervoor een online formulier gebruikt. Wat het ook is, volg de instructies, maar volg het binnen een of twee weken op om te zien of het bedrijf de informatie heeft ontvangen, en wat je verder moet doen. Probeer altijd een afspraak te maken zodat je de kans krijgt een persoonlijke pitch te maken. Een lokaal filiaal van een grotere organisatie zal je misschien doorverwijzen naar het hoofdkantoor in een andere stad. Laat dat je niet tegen houden. Schrijf of bel dat hoofdkantoor, met vermelding dat de lokale winkel of kantoor je heeft doorverwezen.

Dit is de moeilijkste cirkel om te bereiken, maar wees niet bang om vasthoudend te zijn. Bedrijven krijgen elk jaar honderden aanvragen. De meeste hiervan leidden tot niets, gewoon omdat de non-profit organisatie het niet blijft opvolgen. Zelfs als je deze keer geen sponsoring in de wacht sleept, ben je er toch in geslaagd om dat bedrijf te vertellen over wie je bent en wat je liefdadigheidsorganisatie  doet.

Dat kan de weg vrijmaken voor hun steun op een later tijdstip. Houdt gedetailleerde  verslagen van deze contacten, zodat je weet wat je gedaan hebt en wat je nog moet doen. Als je wat ontmoedigd raakt, bedenk dan dat je bouwt aan een toekomstige relatie. Het is nooit verspilde tijd en energie als je consequent op deze manier blijft handelen.

Formaliseer de Sponsoringovereenkomsten en Cultiveer de Relatie

Zodra het tot een sponsoring-overeenkomst komt met een bedrijf, stuur je een bedankbrief die herhaalt wat elke partij aanbiedt en wanneer. Stuur nog een bedankbriefje wanneer de bijdrage wordt ontvangen. Houd ze regelmatig op de hoogte tot aan het evenement zelf. Zorg ervoor dat ze je nieuwsbrieven en andere communicaties ontvangen door ze op de mailing lijst te zetten. Zorg dat zij een vaste contactpersoon hebben in jou organisatie voor het geval dat ze vragen hebben. Als de sponsor zelf belt, zorg er dan voor dat hun vragen snel worden beantwoord.

Nodig vertegenwoordigers van het bedrijf uit om deel te nemen aan eventuele voorbereidende activiteiten, zoals een receptie op jour kantoor of een persconferentie om het evenement aan te kondigen. Geef de sponsors veel publiciteit … meer dan waar de sponsoring-overeenkomst om vraagt.

Stuur ook een uitnodiging voor het evenement naar die bedrijven die ervoor kozen om niet deel te nemen. Bedank hen voor het in behandeling nemen van je aanvraag, met de hoop dat ze het evenement toch zullen bezoeken en ervan genieten. Wanneer een bedrijf ziet dat het evenement succesvol was, en dat andere bedrijven het wel hebben ondersteund, kunnen zij misschien het volgende jaar ervoor kiezen wel een sponsor te worden.

Voorzie de sponsors na het evenement van veel documentatie

Maak tijdens het evenement veel foto’s met daarop de sponsorborden, de deelnemers die ervan genieten, en de activiteiten die dankzij de sponsorbijdrage mogelijk werden. Stuur rapporten over bezoekersaantallen,  het geld dat werd ingezameld, en waar dat geld voor gebruikt gaat worden. Organiseer vrijwilligers om waarderingsbrieven te schrijven aan de sponsors, stuur dankbetuigingen, of meerdere kopieën van de nieuwsbrief die foto’s van het evenement toont.

Het vinden en het krijgen van sponsors uit het bedrijfsleven vraagt inzet en focus, vooral wanneer het evenement nieuw is. Maar al dat werk, als het goed gedaan is,  leid tot zeer bevredigende samenwerkingsverbanden voor de toekomst.  Wil je succesvol zijn met je sponsoring, dan moet je ook de bedrijven  in de watten leggen. Geef ze het gevoel dat ze bij de familie horen en hiermee houd je ze gelukkig, ook op langere termijn .

Bovenstaand artikel over fondsen werving is door ons vertaald

Bron: How Even Small Charities Can Get Corporate Sponsorships, Joanne Fritz