English version  

1. Effectiviteit en planning

Deze woorden schrikken veel mensen af. Woorden zoals time management, planning en effectief werken, geeft hen het gevoel dat ze in een soort gevangenis komen te zitten.

Maar het tegendeel is waar.
Als je een paar makkelijke principes leert toe te passen in je leven, win je enorm aan vrijheid. Je hebt controle en overzicht waardoor je meer tijd hebt om te ontspannen en te genieten van de bezigheden waar jij voor kiest.
En natuurlijk zal je je doelen bereiken…WIN/WIN.

Ik ben een succesvolle ondernemer en heb me deze principes zelf aangeleerd. Als Business Coach geef ik ze door.

Het was even wennen om weer terug te gaan naar een papieren agenda. Al snel merkte ik het verschil. Ik werkte al langer met Getting Things Done en merkte vooral dat mijn todo lijsten steeds langer werden. Met hulp van Karen schoot mijn effectiviteit vooruit en merkte ik dat ik ’s middags de belangrijkste big rocks steeds af had en van mezelf mocht ontspannen. Heerlijk om dan even met een leeg hoofd van de zon te genieten.

Quote Jurrien Mammen, Founder/Chairman of Muses Foundation

Koop de volgende zaken

  1. Een agenda : zelf gebruik ik de Quo Vadis Agendascop omdat hij per week aparte ruimtes geeft voor notities. Als je hem te klein vind omdat je heel veel afspraken hebt dan zijn er ook grotere versies te koop zoals de
  2. Een klein, wit memoblokje van de Hema (gelijmd, zodat het makkelijk is om de blaadjes af te scheuren)

Download

  1. Weekplanning overzicht (Docx, 12 kB)
  2. Dagplanning overzicht (Pdf, 3,1Mb)
  3. Lege weekplanning overzicht (Docx, 11kB)

Begin door al jouw vaste bezigheden op je weekplanning te zetten. Zie het voorbeeld om een idee te krijgen hoe je dit doet. Print het uit en knip het op maat zodat het past onder de voorflap van je agenda. Heb je al afspraken om te noteren? Zet deze nu in je nieuwe agenda.

Zet je memoblokje op je buro. Gebruik het vanaf nu om alle ideëen die in je opkomen of zaken die je je wilt herinneren om te doen, op te schrijven, één per blaadje, dan scheur je het blaadje af en laat je het op je buro liggen.

Zo maak je je dagplanning iedere ochtend:

Pak alle losse memoblaadjes, en open je agenda op de huidige week. Neem een gelinieerd A4 schrijfblok en schrijf de datum van vandaag boven aan het blad. Begin met het noteren van je vaste afspraken, dan de vaste bezigheden van de weekplanning op je dagplanning (zie download 2 op vorige bladzijde).

Daarna lees je alle memoblaadjes één voor één, en overweeg of het logisch is om ze vandaag in te plannen. Met logisch bedoel ik dat het misschien een taak of boodschap is, in een buurt waar je al moet zijn, zodat je combinaties kunt maken van taken en je daardoor tijd wint. Alle papieren die te maken hebben met de planning van vandaag leg je onder je dagplanning, dan is alles overzichtelijk en makkelijk te vinden.

Als het niet logisch is om het vandaag te doen, schrijf je het in je agenda op een dag dat het beter uitkomt, bijvoorbeeld omdat je die dag wel in de buurt bent, of al tijd hebt ingepland om te gaan bellen etc. Als geen van beide lukt, dan schrijf je het op het bovenste blad van het weekoverzicht in je agenda. Of van deze week of volgende week, afhankelijk van hoe snel het moet gebeuren, zodat je het toch iedere dag tegenkomt en kan beslissen wanneer je het in gaat plannen

Vanaf nu is het belangrijk dat je zoveel mogelijk probeert elke dag alles te doen wat op je dagplanning staat.
Als jij dit toepast en er je mederwerkers ook in traint, dan komt er automatisch veel tijd vrij om verder aan je plan te werken, zodat je je doel bereikt.